Cómo mejorar la efectividad de tu negocio

car-refill-transportation-transport-largeLa efectividad no sólo es hacer bien las cosas

La mayoría de los empresarios con los que he trabajado lo tienen todo en su cabeza. No han escrito procedimientos, aunque todo el mundo en su empresa sabe exactamente lo que debe hacer. O eso parece la mayoría de los días.
Hasta que llega el crecimiento.
Si tienes todo en tu cabeza, no vas a poder crecer.
Al menos no vas a poder crecer de una manera cómoda que permita minimizar los momentos de alto estrés en tu empresa. Y sobre todo que permita que las personas que trabajan contigo se sientan más a gusto y tengan mejores ideas para evitar errores inútiles.
Tú tienes la gran foto de cómo funciona todo.
Básicamente porque ha funcionado así mientras eras tú solo. Pero para crecer, aunque sea sin empleados, vas a necesitar compartir esa visión que solo está en tu cabeza.
También para trabajar en red, necesitas comunicar mejor lo que haces a quien colabora contigo.
No es necesario que escribas un manual de procesos como si fuera una gran empresa, pero puedes dibujar las etapas básicas que incorpora la propuesta de valor de tu negocio.
Muchas veces oigo quejas de empresarios que comentan que cuando lo hacían ellos lo hacían más rápido.
No cometas el mismo error. Las personas, por lo general, prefieren hacer su trabajo bien que hacerlo mal. Otra cosa es que alguien les haya dicho qué tienen que hacer y para qué.
En el post Tu empresa es negocio? te contamos las 11 preguntas que debes hacerte para validar la viabilidad de tu negocio. Concretamente, en relación a los procesos del modelo operativo (el CÓMO) nos centrábamos en tres cuestiones:
1.- Cuales son las actividades clave que tu negocio tiene que saber hacer para poder ofrecer los productos y servicios que ofreces?
2.- Que capacidades y recursos necesarios para que la forma de funcionar sea operativa?
3.- Cuales son los soportes externos con los que puedes contar?

Cualquier empresa, por pequeña que sea, para funcionar desarrolla en su dia a dia multitud de tareas que corresponden a un proceso.
Hoy queremos explicarte que tener descritos los procesos va a permitir a tu negocio poner el foco en lo que realmente importa.

Describe las tareas

La descripción de las tareas, así como de las funciones es muy útil para evitar que cada persona pueda hacer una libre interpretación de las tareas que deben efectuarse en el proceso global del modelo operativo. Llamamos modelo operativo a la forma de producción de los bienes y servicios mediante los que resuelves una necesidad a los clientes. Es la forma de funcionar, el conjunto de actividades y tareas que deben llevarse a cabo de forma satisfactoria para entregar valor poniendo el foco en el cliente.

En realidad es muy simple.

Imagina que tu empresa tiene un solo proceso principal. La entrada de este proceso es la solicitud que hace el cliente, es decir, el pedido. La salida del proceso es la entrega del producto o del servicio mediante el cual el problema del cliente ha quedado resuelto. A través de este único proceso, se producen multitud de tareas difíciles de separar en el día a día, pero que de un modo u otro contribuyen a completar lo que llamamos el modelo operativo.

Si tu negocio es un restaurante, el proceso se inicia cuando entra un cliente por la puerta y pide un menú, y acaba cuando ha terminado de comer y ya está preparado para pagar. Muchas de las tareas imprescindibles para completar el proceso con satisfacción deberán estar completadas en el momento en el que el cliente entra por la puerta, como por ejemplo, decidir el menú del día, hacer la compra de los ingredientes, etc. Otras tareas, las propias del servicio de atención al cliente se inician y completan cuando el cliente ya está en tu local: es atendido para saber qué desea, se prepara el menú solicitado, se sirve lo que pide, etc.

¿Todas las tareas son igual de importantes? Obviamente, no.

Básicamente, porque no todas las tareas suponen la misma aportación de valor para el cliente.

Entonces es fácil entender que la mejora de la eficiencia de cada una de las tareas no necesariamente estará mejorando los resultados del negocio. Porque mejorar la eficiencia no es suficiente. Simplificar el proceso global del proceso operativo es muy útil para aumentar la comprensión de las personas que participan en él. A partir de esta comprensión, la delegación será más efectiva y podrás conseguir más tiempo para mejorar las tareas clave que aportan más valor.

No es muy difícil describir cuáles son las tareas clave que requiere la gestión de un restaurante (si se trata de tu negocio).

Pero está claro que NO todos los restaurantes son iguales. Y esto se aplica a cualquier negocio.
Lo importante qué es lo que lo hace distinto.

Todas las actividades generan costes, pero no es evidente que generen valor al cliente.

A mí no me da igual comer en un restaurante que en otro. Seguro que a tí tampoco.

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