Cómo obtener más valor de la contabilidad en tres pasos

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La contabilidad nos explica los hechos económicos del pasado

La contabilidad general es obligatoria.
Su objetivo es cumplir con la legislación mercantil y fiscal, por lo que se orienta a calcular el resultado de la empresa para ofrecer la información establecida a los accionistas, entidades bancarias y cualquier tercero interesado en la marcha de nuestra empresa. A partir de esta información se cumplimentan también la liquidación de impuestos.
Los dos documentos fundamentales que relatan los hechos económicos de una empresa son dos: el balance y la cuenta de resultados.
El balance es una foto de un momento determinado y nos detalla las inversiones que tenemos y como están financiadas.
La cuenta de resultados es como una película de un periodo donde se reflejan los hechos económicos de un periodo de tiempo determinado.
Para la gestión de nuestra empresa, es información necesaria, pero no suficiente.
Para la gestión efectiva de la empresa necesitamos una contabilidad de gestión.
Esta contabilidad debe orientarse a la toma de decisiones. Más concretamente a que los que tomamos decisiones en la empresa tengamos la información necesaria para el seguimiento de los resultados de la forma más efectiva posible.
¿Cómo obtener una contabilidad de gestión a partir de la contabilidad general?

1era fase: Identificar en la contabilidad las partidas relevantes para tomar decisiones de gestión

Partiendo de las cuentas contables definidas en el Plan General Contable (PGC) de la empresa, complementaremos su significado mediante dígitos que permitan la doble contabilización: general y de gestión. Para cada concepto de naturaleza, distinguiremos con un dígito aquellas partidas que son costes directos, y con otro distinto, aquellos que se consideren costes de estructura, de forma que “desdoblando” las cuentas podamos obtener el resultado de explotación de acuerdo con el siguiente esquema:

Las partidas que debe identificar una contabilidad de gestión efectiva son:
Ventas
La facturación es la cifra más relevante de la cuenta de resultados, y el resto de parámetros son consecuencia de ésta.
Las cuentas contables del grupo 70 nos proporcionan la facturación de productos o servicios, y el grupo 75 ingresos de la empresa por otros conceptos, que puede incorporar la contabilización de operaciones a excluir del negocio principal. Si disponemos de diferentes fuentes de ingresos vamos a poder identificar diferentes dígitos para cada una de ellas. También podemos abrir cuentas contables distintas, pero no es necesario.
La cifra de ventas debe poder identificarse en tantas líneas como categorías de productos o servicios te interese hacer seguimiento para tomar decisiones.
Por ejemplo, si tu empresa realiza proyectos de diseño para pymes y también para instituciones, debería interesarte identificarlos por separado, puesto que probablemente el margen que te aporta a la cuenta de resultados es distinto.
Si tu empresa vende más de 100 productos diferentes por un solo canal, no necesitas identificar contablemente los distintos productos, puesto que a nivel de gestión no te está aportando información relevante.
Si comprendes el objetivo de lo que estamos haciendo, podrás adaptarlo a tu propio negocio.
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Costes Directos
Son los costes que están directamente ligados a la actividad operativa del negocio.
En este epígrafe consideraremos:
• Las materias primas incorporadas al proceso de producción o mercaderías compradas directamente para su comercialización (grupo 60 del PGC).
• El coste del personal ligado directamente a la fabricación del producto o prestación del servicio. Incorporan los costes salariales, los seguros sociales y otros costes de formación. Se registran en el grupo 64 del PGC.
• Los suministros, alquileres, costes de mantenimiento de las instalaciones productivas (grupo 62), así como la amortizaciones de inmovilizado vinculado a la producción (grupo 68).
Costes de Estructura
Debes considerar costes de estructura aquellos costes que no forman parte del desarrollo de la actividad del producto o servicio. La consideración entre costes directos y costes de estructura debe definirse de forma personalizada en cada empresa.
Costes de estructura son, por ejemplo: alquileres, reparaciones, seguros, servicios profesionales, gastos de personal administrativo y de dirección, suministros, comisiones, etc.
Una vez tienes claro la composición de los costes entre costes directos y costes de estructura, voy a indicarte cómo identificar los parámetros imprescindibles para obtener una contabilidad de gestión.

2ona fase: Codificar de manera diferenciada las partidas identificadas en la fase 1
En esta fase vamos a transformar las cuentas contables en los conceptos que nos sirven para la gestión, identificando líneas de negocio distintas en la medida de lo posible.
Ventas. Podemos identificar como FACT 1, FACT2,… cada una de las líneas de negocio diferenciadas de las que queremos hacer seguimiento. Agruparán las cuentas contables que determinen la cifra de volumen de la cifra de negocio en cada línea.
Costes directos. Podemos identificar los tres costes directos que hemos identificado antes por su naturaleza, en función de si provienen de aprovisionamientos, costes de personal u otros servicios exteriores. Su identificación puede ser, por ejemplo, AP, RRHH, y SERV EXT.
Costes de estructura. Identificaremos como estructura (EST) todos aquellos gastos que no hayamos identificados como directos, excepto los financieros.

3ona fase: Obtención de la contabilidad de gestión
¿Cómo obtenemos los resultados?
Cualquier programa de contabilidad permite la exportación a Excel de los datos. Para el cierre de cada período, haremos lo siguiente:
• Obtenemos los mayores de las cuentas contables ingresos y gastos del período que queremos analizar. Son las cuentas de los grupos 6 y 7.
• Exportamos el fichero a Excel y creamos una tabla de datos con el siguiente detalle de columnas: número de cuenta, concepto, la descripción del movimiento, fecha, y una sola columna de importe, comprobando que coincida con el resultado del período.
• Creamos una columna adicional que denominamos “GRUPO” para clasificar las cuentas y poder filtrarlas.
• El contenido de dicha columna vamos a rellenarlo teniendo en cuenta las cuentas seleccionadas anteriormente para que resulte la totalidad del resultado económico (sin financieros) resumido en 1) Cifra de negocio (FACT), 2) Costes Directos (AP+RRHH+SERV EXT) y 3) Costes de estructura (EST).
• Creamos tabla dinámica, y obtenemos cuenta de resultados de gestión, que nos proporciona:
– El margen bruto en € como diferencia de filtrar FACT y los costes directos AP, RRHH y SERV EXT.
– El margen bruto marginal como proporción que representa sobre la cifra de ventas.
– El coste de estructura en € y como proporción de la cifra de ventas.

Una vez hemos obtenido la contabilidad aplicando criterios de gestión, podemos utilizarla para la evaluación de la situación actual respecto de la esperada. Nos permite hacer seguimiento de la gestión.
Podemos comparar los resultados con el mismo período del ejercicio anterior, o con el mes anterior, o con los resultados proyectados. La cuestión es que la evaluación de los resultados nos permite realizar un proceso de reflexión para mejorar la gestión.

No olvidemos que lo que no medimos no lo podemos gestionar

Si no hacemos nada al respecto, los ingresos tienden a disminuir, y los gastos a aumentar. Así que es imprescindible que incorporemos mecanismos de autoevaluación periódica, para poder dirigir a nuestro negocio minimizando riesgos y anticipándonos al futuro.

Con una metodología como la que te explico es posible obtener más información de los datos que ya están registrados en la contabilidad general puesto que, tanto si los utilizas como si no, es una obligación legal que hay que llevar al día.

¿Quieres probarlo?

Me encantará que me cuentes tus resultados aplicando lo que te he contado. Puedes escribirme a hola@nuevasfinanzas.biz

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