¿Cómo nos anticipamos a la falta de dinero?

Hay pocas cosas más estresantes en la gestión de una empresa que no disponer de efectivo para hacer los pagos corrientes del mes.
Es uno de los problemas más dolorosos con las que tienes que enfrentarte cuando tienes un negocio.
Hace unos días, hablamos de las cinco claves para perseguir el equilibrio financiero. El equilibrio financiero, entendido como un objetivo en sí mismo, debería formar parte de la estrategia de cualquier empresa, también de la tuya.
Pero algunas personas me han comentado que todo eso está muy bien, pero que es un poco ambiguo.
Está muy bien hablar de la necesidad de un Plan y de una estrategia, pero ¿cómo conectamos dicho Plan con el dinero que tenemos en la cuenta del banco?
Sobre todo cuando no lo tenemos.
Déjame que insista en que dedicar tiempo a invertir en la capacidad de anticipación es una de las actividades que nos pueden dar en un mayor retorno, aunque sea de esos retornos que difícilmente se pueden medir.
En las empresas grandes tienen un departamento financiero que se ocupa.
Y en las empresas como la tuya, del dinero te ocupas tú.

Así es que vamos a entrar un poco más en el detalle de lo que necesitas para mejorar realmente la capacidad de anticiparte en la gestión del dinero.
El objetivo es conseguir que parezca que no hay nunca ningún problema, sencillamente porque nos hemos adelantado a él y lo hemos previsto.
Muchas de las incidencias de cobros y pagos se pueden prever.
Las finanzas sirven para mejorar la capacidad de anticipación, enfocada en dos objetivos muy concretos: mejorar los resultados y garantizar la liquidez.
Ya sabes que la liquidez en tu negocio es consecuencia de las decisiones que se han tomado (¡con anterioridad!) en la gestión del día a día con los clientes y proveedores, pero se produce habitualmente en momentos distintos en el tiempo de cuando se produce efectivamente la transacción, ya sea la venta al cliente o la compra al proveedor.
Las dos herramientas fundamentales para que mejores la capacidad de avanzarte, y para minimizar los riesgos que asumes en la gestión de tu negocio son: la previsión de los resultados del negocio y el presupuesto de tesorería.
1.- La previsión de los resultados del negocio
La fuente fundamental de tesorería de cualquier empresa proviene de su actividad operativa, es decir, de la diferencia entre los ingresos que obtenemos de los clientes y de los costes de desarrollar el producto o servicio que entregamos. Técnicamente recibe el nombre de Ebitda y es un concepto muy utilizado por los inversores. La razón es que los inversores no están interesados en saber cuanto dinero gana la empresa, sino en la caja que genera. Y ellos saben perfectamente que no es lo mismo.
Volviendo al tema, no tiene sentido que te enfoques en hacer previsiones a 3 o 5 años. Necesitamos cifras útiles para la gestión, así que el horizonte temporal en el que te recomiendo que te enfoques es de 12 meses, aunque si te parece muy elevado puedes enfocarte en los próximos 6.
Disponer de un presupuesto de los resultados del negocio con un horizonte de 12 meses te va a permitir conocer mejor la temporalidad del ciclo del negocio y ajustar las acciones comerciales y de gestión.
Un detalle importante es que el horizonte del presupuesto no dependa de los meses que falten para el cierre del ejercicio anual. Debes intentar anticiparte a los resultados de la gestión de los próximos 12 meses de forma permanente, no sólo cuando el cierre del ejercicio se acerca…
2.- Las previsiones de tesorería
Idealmente a 3 meses, aunque depende de cada negocio, disponer de previsiones de los cobros y los pagos que van a producirse en las próximas semanas (por lo menos en 6 u 8 semanas), va a ayudarte a minimizar riesgos.
Especialmente el de quedarte sin liquidez, uno de los riesgos más temidos por todos los que alguna vez lo hemos sufrido.
Si, ya sé, ahora estás pensando que saber los cobros y pagos a 60 días antes de que se produzcan es imposible!
Vamos a enfocarnos de entrada en la cifra realmente clave: los cobros.
La fuente fundamental de seguimiento de la tesorería serán los cobros de los clientes. Así que el objetivo en el que debes centrarte y focalizar tus esfuerzos es en obtener la información más ajustada posible a la realidad de las facturas emitidas y recibidas. Debes tener un plazo de cobro establecido, por lo que puedes estimar la fecha en la que estas facturas van a hacerse efectivas.
También en las facturas que aún no se han emitido pero que corresponde a una previsión ajustada, podrás estimar la fecha de cobro, si las ventas que aún no se han producido de forma efectiva se producen en el plazo que estimas.
Si todavía no te he convencido, quiero acabar con dos cosas que no te han contado sobre finanzas:
1.- El mérito de las finanzas en la empresa cuando funcionan bien, es que nadie se da cuenta de que alguien está haciendo bien su trabajo.
2.- Cuando no hay nadie responsable de las finanzas, se están malbaratando recursos de dinero, de tiempo, o ambos.

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